Quy trình tự đánh giá chương trình đào tạo

Quy trình tự đánh giá chương trình đào tạo được thực hiện theo hướng dẫn  chi tiết tại Công văn 2085 và 774/QLCL-KĐCLGD của cục Quản lý chất lượng. Có thể sơ đồ hóa quy trình tự đánh giá chương trình đào tạo như sau:

Sơ đồ  3. Quy trình tự đánh giá chương trình đào tạo

Bước 1. Thành lập Hội đồng tự đánh giá, Ban thư ký và Nhóm chuyên trách

Việc thành lập Hội đồng tự đánh giá, Ban thư ký và Nhóm chuyên trách kể cả theo tiêu chuẩn MOET hay AUN-QA sẽ do Đơn vị ĐBCL chủ trì làm đầu mối phối hợp với các Khoa/phòng/ trung tâm đào tạo (có CTĐT tham gia tự đánh giá) và các đơn vị hành chính có liên quan. Việc thành lập Hội đồng TĐG Ban thư ký và Nhóm chuyên trách được thực hiên theo hướng dẫn tại các văn bản sau:

1) Thông tư số 38/2013/TT-BGDĐT, ngày 29/11/2013 ban hành quy định về quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng chương trình đào tạo của các trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp.

 2) Công văn số 2085 và 774/QLCL-KĐCLGD của Cục Quản lý chất lượng hướng dẫn tự đánh giá chương trình đào tạo.

Cụ thể như sau:
      - Thực hiện theo điều 7 của Thông tư 38/2013, Thủ trưởng cơ sở giáo dục ra quyết định thành lập Hội đồng tự đánh giá và Ban thư ký giúp việc cho Hội đồng;

- Số lượng các thành viên Hội đồng là số lẻ, từ 09 đến 25 thành viên. Các thành viên là trưởng phòng, ban, khoa, tổ bộ môn được lựa chọn từ một số đơn vị, không nhất thiết phải có đủ tất cả các đơn vị;

- Thành viên Ban Thư ký bao gồm các cán bộ của đơn vị (bộ phận hành chính) phụ trách về công tác đảm bảo chất lượng và các cán bộ, giảng viên của đơn vị đào tạo có am hiểu sâu về CTĐT được đánh giá;

- Các nhóm công tác chuyên trách gồm các thành viên của Ban Thư ký. Mỗi nhóm công tác có 4-5 người, phụ trách một số tiêu chuẩn và do một thành viên của Hội đồng làm trưởng nhóm. Mỗi thành viên của Ban Thư ký không tham gia quá 02 nhóm công tác chuyên trách. Nhiệm vụ của nhóm chuyên trách là phải nắm vững nội hàm các tiêu chuẩn, tiêu chí; cách thức thu thập và mã hóa  thông tin, minh chứng; cách viết báo cáo tự đánh giá.

- Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng được thực hiện theo Điều 8 của Thông tư 38/2013;

- Các đơn vị liên quan trong cơ sở giáo dục có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ các nhóm công tác của Hội đồng để triển khai tự đánh giá.

Bước 2. Lập kế hoạch tự đánh giá

Kế hoạch tự đánh giá CTĐT được Hội đồng tự đánh giá xây dựng nhằm sử dụng có hiệu quả thời gian và các nguồn lực của cơ sở giáo dục để đảm bảo đạt được mục đích của đợt tự đánh giá. Kế hoạch tự đánh giá CTĐT phải thể hiện được các nội dung theo khoản 2 Điều 9 của Thông tư 38/2013 và được xây dựng theo biểu mẫu tại  Công văn 2085/QLCL-KĐCLGD của Cục Quản lý chất lượng (phụ lục 2).

Bước 3. Phân tích tiêu chí, thu thập thông tin và minh chứng

Quá trình phân tích, thu thập thông tin minh chứng tự đánh giá sử dụng mẫu phiếu theo phụ lục 3, phụ lục 4a của CV 2085 Hướng dẫn TĐG TCĐT.

a. Căn cứ vào các tiêu chí của các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT, Hội đồng tự đánh giá, Ban thư ký và Nhóm chuyên trách tiến hành phân tích nội hàm của từng tiêu chí được phân công phụ trách, thu thập thông tin và minh chứng. Để hiểu rõ nội hàm từng tiêu chí, tiêu chuẩn, các thành viên của Hội đồng tự đánh giá, Ban thư ký, Nhóm chuyên trách cần nghiên cứu kỹ hướng dẫn chung về sử dụng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT các trình độ của GDĐH.

Kết quả phân tích tiêu chí, tìm  thông tin minh chứng được đưa vào Phiếu phân tích tiêu chí, tìm thông tin minh chứng. Thông tin và minh chứng thu được không chỉ phục vụ cho mục đích đánh giá mà còn nhằm mô tả thực trạng các hoạt động của CTĐT của cơ sở giáo dục để người đọc hiểu hơn, qua đó làm tăng tính thuyết phục của báo cáo tự đánh giá. Để hiểu rõ hơn về thông tin, minh chứng cần nghiên cứu kỹ các nội dung về thông tin, minh chứng. 

- Trong quá trình thu thập thông tin và minh chứng, phải chỉ rõ nguồn gốc của chúng. Lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp bảo vệ các thông tin và minh chứng đó. Khuyến khích sử dụng công nghệ thông tin để số hóa các minh chứng,thuận tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết.

b. Các cơ sở giáo dục phải có các cơ sở dữ liệu sau đây để có đầy đủ thông tin và minh chứng phục vụ cho việc viết báo cáo tự đánh giá CTĐT:

- Báo cáo hằng năm về việc người học đánh giá chất lượngđào tạo củaCTĐT trước khi tốt nghiệp; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả đánh giá;

- Báo cáo hằng năm kết quả khảo sát tình hình việc làm của người học sau khi tốt nghiệp; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả đánh giá;

- Báo cáo khảo sát hằng năm về mức độ đáp ứng của thư viện, phòng thí nghiệm, hệ thống công nghệ thông tin và các dịch vụ khác so với yêu cầu sử dụng của cán bộ, giảng viên và người học; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả đánh giá;

- Cơ sở dữ liệu kiểm định chất lượng CTĐT (Phụ lục 7- Công văn 2085).

Bước 4. Xử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được

a. Một số thông tin có thể sử dụng ngay để làm minh chứng nhưng một số thông tin khác phải qua xử lý, phân tích, tổng hợp mới có thể sử dụng để làm minh chứng cho các nhận định đưa ra trong báo cáo tự đánh giá. Ví dụ, hầu hết thông tin thu được sau các cuộc điều tra, khảo sát phải xử lý thành dạng số liệu tổng hợp mới có thể đưa vào làm minh chứng cho báo cáo tự đánh giá.

b. Thông tin cũng cần xử lý để tránh làm ảnh hưởng đến các đơn vị hoặc cá nhân cung cấp thông tin.

c. Thông tin, minh chứng thu được liên quan đến mỗi tiêu chí được trình bày trong Phiếu đánh giá tiêu chítrong khoảng 2-3 trang theo các nội dung dưới đây:

- Mô tả và phân tích các hoạt động của CTĐT liên quan đến tiêu chí;

- So sánh với yêu cầu của tiêu chí (mặt bằng chung), với chính CTĐT trong những năm trước hay với các quy định của Nhà nước để thấy được hiện trạng của CTĐT;

- Đưa ra những nhận định về điểm mạnh và những vấn đề cần phát huy, chỉ ra những tồn tại, giải thích nguyên nhân;

- Xác định những vấn đề cần cải tiến chất lượng và đề ra những biện pháp để cải tiến những vấn đề đó;

- Xác định mức độ đạt được của tiêu chí. Với mỗi tiêu chí, nếu có đầy đủ minh chứng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chí thì xác nhận tiêu chí đó đạt yêu cầu theo mức đánh giá tương ứng.

d. Với những tiêu chí không có minh chứng để chứng minh mức độ đạt được của tiêu chí đó thì ghi: Không có minh chứng.

Trong quá trình xử lý, phân tích, nếu một số thông tin và minh chứng thu được không phù hợp với các kết quả nghiên cứu, đánh giá ở trong và ngoài cơ sở giáo dục về CTĐT đã được công bố trước đó thì Hội đồng tự đánh giá có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin và minh chứng đó, giải thích lý do không phù hợp.

e. Phiếu đánh giá tiêu chí là tài liệu ghi nhận kết quả làm việc của mỗi nhóm công tác theo từng tiêu chí và là cơ sở để tổng hợp thành báo cáo theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn. Vì vậy, mỗi nhóm công tác phải đảm bảo độ chính xác, trung thực và sự nhất quán của các Phiếu đánh giá tiêu chí trong mỗi tiêu chuẩn.

Bước 5. Viết báo cáo tự đánh giá

1. Viết Phiếu đánh giá và báo cáo  tiêu chí

Phiếu phân tích tiêu chí và phiếu đánh giá tiêu chí là tài liệu ghi nhận kết quả làm việc của mỗi nhóm công tác chuyên trách theo từng tiêu chí và là cơ sở để tổng hợp thành báo cáo theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn. Vì vậy, mỗi nhóm công tác chuyên trách phải đảm bảo độ chính xác, trung thực và sự nhất quán của các Phiếu phân tích, phiếu đánh giá tiêu chí trong mỗi tiêu chuẩn.

Các nhóm chuyên trách sau khi thu thập được thông tin, minh chứng thì tiến hành viết phiếu phân tích và phiếu đánh giá tiêu chí (Mẫu Phiếu được trình bày theo Phụ lục 3 và 4a trong Công văn 2085) trong khoảng 2-3 trang theo các nội dung dưới đây:

- Mô tả và phân tích các hoạt động của CTĐT liên quan đến tiêu chí;

- So sánh với yêu cầu của tiêu chí (mặt bằng chung), với chính CTĐT trong những năm trước hay với các quy định của Nhà nước để thấy được hiện trạng của CTĐT;

- Đưa ra những nhận định về điểm mạnh và những vấn đề cần phát huy, chỉ ra những tồn tại, giải thích nguyên nhân;

- Xác định những vấn đề cần cải tiến chất lượng và đề ra những biện pháp để cải tiến những vấn đề đó;

- Xác định mức độ đạt được của tiêu chí. Với mỗi tiêu chí, nếu có đầy đủ minh chứng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chí thì xác nhận tiêu chí đó đạt yêu cầu theo mức đánh giá tương ứng.

Với những tiêu chí không có minh chứng để chứng minh mức độ đạt được của tiêu chí đó thì ghi: Không có minh chứng.

Trong quá trình xử lý, phân tích, nếu một số thông tin và minh chứng thu được không phù hợp với các kết quả nghiên cứu, đánh giá ở trong và ngoài cơ sở giáo dục về CTĐT đã được công bố trước đó thì Hội đồng tự đánh giá có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin và minh chứng đó, giải thích lý do không phù hợp.

2.  Viết Báo cáo tiêu chuẩn

Sau khi các Phiếu tiêu chí được hoàn thành việc đánh giá dựa trên các thông tin, minh chứng thu thập được ở bước trên thì tiến hành ghép các tiêu chí theo từng tiêu chuẩn. Việc viết báo cáo tiêu chuẩn được thực hiện theo hướng dẫn tại Phần II – Phụ lục 5 trong Công văn 2085 về hướng dẫn công tác tự đánh giá CTĐT. 

3.  Viết báo cáo tự đánh giá

Kết quả tự đánh giá được trình bày thành một bản báo cáo của cơ sở giáo dục về các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT. Báo cáo tự đánh giá là một bản ghi nhớ quan trọng nhằm cam kết thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng của CTĐT.

Báo cáo tự đánh giá cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và đầy đủ các hoạt động của CTĐT, trong đó phải chỉ ra những điểm mạnh, những tồn tại, khó khăn và kiến nghị các giải pháp cải tiến chất lượng, kế hoạch thực hiện, thời hạn hoàn thành và thời gian tiến hành đợt tự đánh giá tiếp theo.

Kết quả tự đánh giá được trình bày lần lượt theo các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT. Trong mỗi tiêu chuẩn, trình bày lần lượt theo từng tiêu chí. Đối với mỗi tiêu chí phải viết đầy đủ 5 phần: Mô tả; Điểm mạnh; Điểm tồn tại; Kế hoạch hành động; Tự đánh giá dựa trên kết quả đánh giá tiêu chí của các nhóm công tác (sử dụng Phiếu đánh giá tiêu chí).

Kết quả đánh giá từng tiêu chí được tổng hợp vào bảng Tổng hợp kết quả tự đánh giá CTĐT (Phụ lục 6a CV_2085).

Tùy theo kế hoạch phát triển và chiến lược ưu tiên của cơ sở giáo dục, của đơn vị thực hiện CTĐT mà xác định trọng tâm cải tiến chất lượng cho từng giai đoạn. Về tổng thể, đơn vị phải có kế hoạch khắc phục tất cả những tồn tại, thiếu sót của CTĐT.

Trong một báo cáo tự đánh giá, độ dài ngắn của các phần viết về từng tiêu chuẩn, tiêu chí không nhất thiết phải giống nhau, nhưng cũng không quá chênh lệch. 

Dự thảo báo cáo tự đánh giá cuối cùng phải được chuyển cho những người cung cấp thông tin và minh chứng để xác minh lại các thông tin, minh chứng đã được sử dụng và mức độ chính xác của các nhận định rút ra từ đó. Các nhóm công tác chịu trách nhiệm rà soát lại phần báo cáo có liên quan đến các tiêu chí, tiêu chuẩn được giao. Các thành viên Hội đồng tự đánh giá ký xác nhận vào bản báo cáo tự đánh giá sau khi đã đọc và nhất trí với nội dung báo cáo tự đánh giá.

Bước 6. Các hoạt động sau khi hoàn thành báo cáo tự đánh giá

a) Sau khi hoàn thành đợt tự đánh giá, Hội đồng nộp dự thảo báo cáo tự đánh giá cho lãnh đạo đơn vị thực hiện CTĐT và thủ trưởng cơ sở giáo dục để:

- Công bố dự thảo báo cáo tự đánh giá trong nội bộ đơn vị thực hiện CTĐ và trong nội bộ cơ sở giáo dục để các thành viên liên quan (cán bộ, giảng viên, nhân viên, người học,...) có thể đọc và cho ý kiến trong vòng ít nhất 2 tuần (trưng bày báo cáo tự đánh giá ở thư viện/phòng truyền thống/phòng tư liệu của đơn vị thực hiện CTĐT hay gửi các đơn vị trong cơ sở giáo dục);

- Thu thập và xử lý các ý kiến thu được sau khi công bố dự thảo báo cáo tự đánh giá, hoàn thiện bản báo cáo tự đánh giá.

b) Báo cáo tự đánh giá sau khi hoàn thiện phải được Thủ trưởng cơ sở giáo dục ký tên, đóng dấu, được lưu trữ cùng toàn bộ hồ sơ liên quan trong quá trình xây dựng và hoàn thiện:

- Bản sao báo cáo tự đánh giá được để trong thư viện/phòng tư liệu của đơn vị thực hiện CTĐT; báo cáo tự đánh giá được phép mượn và sử dụng theo quy định của Thủ trưởng cơ sở giáo dục. Khuyến khích đưa báo cáo tự đánh giá (file pdf) lên trang thông tin điện tử của đơn vị thực hiện CTĐT, trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục để công khai, minh bạch các kết quả tự đánh giá;

- Đơn vị thực hiện CTĐT tổ chức lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp để bảo vệ các thông tin và minh chứng đó. 

c) Đơn vị thực hiện CTĐT chủ động triển khai thực hiện các kế hoạch hành động trong báo cáo tự đánh giá.

d) Sau khi hoàn thành báo cáo tự đánh giá, cơ sở giáo dục gửi báo cáo tự đánh giá CTĐT cho cơ quan chủ quản kèm theo công văn đề nghị cơ quan chủ quản quan tâm, hỗ trợ trong quá trình thực hiện cải tiến, nâng cao chất lượng CTĐT theo các kế hoạch hành động đã nêu trong báo cáo tự đánh giá. Cơ sở giáo dục có trách nhiệm gửi các công văn và báo cáo tự đánh giá (bản điện tử) về Cục quản lý chất lượng (QLCL), Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Các bước thực hiện tự đánh giá
         1. Lập cơ sở dữ liệu kiểm định chất lượng CSGD
         2. Nghiên cứu toàn bộ tiêu chuẩn, tiêu chí (TT04 và CV_1669)
         3. Nghiên cứu sâu tiêuchí được phân công
         4. Viết phiếu phân tích tiêu chí
         5. Viết phiếu đánh giá tiêu chí
         6. Phản biện chéo các phiếu phân tích và đánh giá
         7. Tổng hợp thành dự thảo báo cáo tự đánh giá
         8. Lập danh mục minh chứng
         9. Góp ý, phản biện toàn bộ báo cáo tự đánh giá